Rozwój systemów cyfrowych w obszarze księgowości i fakturowania przyczynia się do zmian w sposobie przetwarzania dokumentów oraz zarządzania danymi inwestycyjnymi w przedsiębiorstwach. Obsługa KSeF staje się coraz bardziej znacząca w kontekście automatyzacji procesów związanych z wystawianiem, przesyłaniem i archiwizowaniem faktur. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorstwa muszą uwzględnić w swojej organizacji procedury umożliwiające prawidłowe wprowadzenie dokumentów do systemu oraz monitorowanie statusu przesyłanych danych.

Funkcjonowanie w tym środowisku wymaga znajomości przepisów a także technologii wykorzystywanych do komunikacji z centralnym repozytorium faktur.

Integracja KSeF z wewnętrznymi systemami księgowymi lub ERP pozwala automatyzację wielu etapów procesu fakturowania. Dzięki temu możliwe jest zmniejszenie liczby ręcznych operacji, co wpływa na spójność danych a także ich terminową przepływ z systemem centralnym. Proces integracji obejmuje między innymi konfigurację systemów w celu przesyłania faktur w najlepszym formacie, obsługę raportów zwrotnych oraz monitorowanie poprawności przesyłanych danych. Przedsiębiorstwa muszą także uwzględniać kwestie bezpieczeństwa i ochrony danych w kontekście przepływu informacji wśród różnymi platformami.

Obsługa KSeF wymagoraz zrozumienia zadań wynikających z prawa podatkowego a także sposobu raportowania dokumentów. Wprowadzenie systemu zmusza na firmach określenie procedur wewnętrznych dotyczących wystawiania, zatwierdzania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej. Równocześnie pojawia się potrzeba przeszkolenia pracowników w zakresie obsługi systemu oraz dostosowania procedur wewnętrznych do wymogów technicznych i prawnych. W praktyce oznacza to, że proces wdrażania KSeF nie ogranicza się tylko do aspektów technologicznych, niemniej jednak obejmuje również zmiany w organizacji pracy i przepływie dokumentów.

Integracja KSeF z różnymi systemami wykorzystywanymi w firmach umożliwia na bardziej efektywne kontrolowanie dokumentami oraz minimalizowanie ryzyka błędów wynikających z ręcznego przetwarzania faktur. Proces ten wiąże się z konfiguracją połączeń, testowaniem konwersji danych a także monitorowaniem poprawności przesyłanych informacji. Użycie narzędzi wspierających automatyzację ułatwia obsługę dużej liczby dokumentów oraz zapewnia możliwość szybkiego reagowania w sytuacji wykrycia nieprawidłowości. Jednocześnie przedsiębiorstwa muszą zachować zgodność z obowiązującymi regulacjami prawnymi dotyczącymi przechowywania i przesyłania danych majątkowych.

Źródło: ksef integracja.